Gestionnaire administratif/ve et financier/ère de la Cité des Présents

Missions principales du poste

La Cité des Présents de Château-Chinon, actuellement en travaux, est un équipement culturel d’envergure dont l’ouverture au public est fixée prochainement. Situé au coeur du Morvan, il réunit deux collections bénéficiant de l’appellation Musées de France : la collection de l’ancien musée du Septennat et la collection de l’ancien musée du Costume. Il compte également un pavillon événementiel incluant une salle d’exposition temporaire, une salle de médiation, des jardins paysagers et un lieu d’accueil du public tourné vers la ville et partagé avec l’Office du tourisme. Une riche programmation culturelle sera proposée, contribuant au rayonnement du lieu.

Cet équipement départemental est géré au sein de service des musées et du patrimoine culturel, qui compte 14 agents répartis sur les sites de Nevers et de Château-Chinon.

Le/la gestionnaire administratif/ve et financier/ère participe à la préparation de l’ouverture de l’établissement.

Effectuées sous l’autorité du responsable de l’établissement, en lien avec le/la gestionnaire administratif/ve et financier/ère du service des Musées et du Patrimoine, les missions sont les suivantes :

– Conseiller et accompagner le responsable sur les implications financières, juridiques et administratives des choix stratégiques

– Participer à l’élaboration du budget de la Cité des Présents et à son exécution

– Tenir et assumer la responsabilité de la régie d’avance et de recettes de la Cité des Présents

– Assurer le suivi et la coordination des prestations effectuées dans le cadre des marchés publics

– Élaborer les procédures de fonctionnement de l’établissement

– Gestion de la boutique de l’établissement

Effectuées sous l’autorité du responsable de l’établissement, en lien avec le/la gestionnaire administratif/ve et financier/ère du service des Musées et du Patrimoine, les missions sont les suivantes :

Appui au responsable sur les implications financières, juridiques et administratives des choix stratégiques :
• Veille juridique
• Travail d’analyse et réalisation de simulations financières
• Rédaction de documents administratifs types (exemple : conventions de partenariats) et soutien ponctuel pour d’autres dossiers administratifs (par exemple : demandes de subvention…)
• Participer à la réalisation des bilans d’activité, et à la démarche d’évaluation quantitative et qualitative des actions menées

Participer à l’élaboration et à l’exécution du budget, en lien avec la gestionnaire administrative et financière du service des Musées
• Faire l’interface entre les différents pôles d’activité de la Cité des Présents (collections, publics, etc.) et la gestionnaire du service des Musées pour le recensement des besoins et la gestion quotidienne budgétaire
• Renseignement des outils de pilotage et de suivi budgétaire (reporting, indicateurs…)
• Suppléer la gestionnaire administrative et financière du service en son absence

Tenir la régie d’avance et de recettes (avec l’aide de deux régisseurs suppléants) :
• Suivi et vérification de l’encaissement des recettes et notamment contrôle contradictoire très régulier de la billetterie
• Tenir les documents de comptabilité de la régie et les transmettre à la gestionnaire administrative et financière du service pour exécution

Suivi et coordination des prestations effectuées dans le cadre des marchés publics
• Gestion des interventions des prestataires et coordination des plannings, en cohérence avec l’emploi du temps du personnel
• Renseignement des outils de suivi, notamment pour la gestionnaire du service, garante de la conformité aux procédures marchés publics

Élaborer et suivre les procédures de fonctionnement de l’établissement
• Rédaction des procédures et suivi de leur respect en conformité avec les modalités d’exploitation d’un ERP, en particulier en matière de sécurité et sûreté
• Élaboration et tenue d’outils et de documents, notamment d’un règlement intérieur
• Appui au responsable dans la gestion des astreintes et des permanences : élaboration des plannings notamment pour les agents chargés du PC sécurité
• Référent archives pour l’équipe de la Cité des Présents : garant de la bonne tenue et du classement des documents papier et numériques

Gérer la boutique de l’établissement :
• Constitution du stock : participer au choix des produits en lien avec le responsable
• Suivi des ventes et du stock en lien avec le prestataire de vente/billetterie
• Former le prestataire de vente/billetterie sur ces produits

Bac + 3, formation en gestion des collectivités territoriales, administration publique ou gestion du patrimoine culturel

Connaissance de l’environnement réglementaire et du fonctionnement des collectivités territoriales
Bon niveau de culture générale
Intérêt pour l’art, l’histoire et le patrimoine
Connaissance en matière de commande et de comptabilité publiques (notamment en matière de régie)
Connaissance en matière de réglementation ERP

Maîtrise des outils informatiques : Pack office : word, excel et powerpoint

Grande polyvalence
Rigueur et fiabilité, sens des responsabilités (notamment dans le cadre de la tenue de la régie)
Capacité d’écoute et d’analyse
Capacité d’initiative et d’autonomie

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