Missions principales du poste
L’assistant(e) du Président assure
– la gestion de l’agenda du Président ainsi que l’accueil des rendez-vous,
– l’assistance administrative et de la coordination des informations au sein du Cabinet,
– l’interface entre le Cabinet, l’assemblée départementale, l’ensemble des directions et services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les usagers.
Description des activités à réaliser pour chaque mission
Gestion de l’agenda
• gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• mobiliser les élus en cas d’absence ou impossibilité du Président
• planifier les réunions, et assurer de l’organisation logistique
• inscrire les rendez-vous et les invitations sur l’agenda
• assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• informer le Président du contenu de son agenda
• assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d’information nécessaires à la connaissance de la situation
Gestion administrative
• assurer l’accueil téléphonique et physique
• analyser les demandes, conseiller les usagers, les partenaires et les orienter vers les services et directions le cas échéant
• filtrer les appels et transmettre les messages
• alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
• suivre et partager de l’information avec la Direction Générale des Services
• enregistrer le courrier dans le logiciel
• trier, distribuer et traiter le courrier
• assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• assurer le tri et l’organisation des parapheurs
• transmettre aux directions et services les questions techniques formulées par le Président sur des dossiers relevant de leur domaine de compétence
• garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
• rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
• assurer la frappe de courriers et de discours
• assurer le classement et l’archivage des dossiers
• assurer, en lien avec le secrétariat des élus, la gestion des dossiers de demande d’intervention auprès du Président
• assurer la gestion des fournitures
Connaissances théoriques et savoirs faire
• connaissance de l’administration départementale et de son environnement institutionnel
• connaissance du fonctionnement de l’Assemblée départementale
• maîtrise de l’expression orale et écrite
• maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe de la langue française
• maîtrise de l’outil informatique
Savoir être / posture professionnelle
• aptitude à l’organisation et à la coordination
• capacité d’anticipation et de prévision
• capacité à hiérarchiser les priorités et à identifier les urgences
• capacité à travailler dans l’urgence
• excellent relationnel
• rigueur et méthode
• disponibilité
• discrétion
• réactivité
• loyauté institutionnelle
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Résidence administrative
Catégorie (fonction publique)
Cadre(s) d'emploi
Filière(s)
Référence fonction RIFSEEP
Modalités de recrutement
Temps partiel possible ?
Télétravail possible ?
La destination Nièvre
Située à l’ouest de la région Bourgogne-Franche-Comté, à proximité de Paris (2h en train ou en voiture), de Lyon (2h30 en train ou en voiture), ou de Clermont-Ferrand (1h30 en train ou 2h en voiture).
La Nièvre possède une grande richesse environnementale avec ses 3 bassins :
- La Loire, à l’ouest, jalonnée par les villes d’Art et d’Histoire de La Charité-sur-Loire et de Nevers, par le vignoble de Pouilly-sur-Loire, ou par le circuit de Magny-Cours,
- Le Canal du Nivernais, au centre, 2ème canal le plus fréquenté en matière de plaisance après le canal du Midi,
- Le Morvan, à l’est, 1er massif de moyenne montagne depuis Paris, et son mythique Lac des Settons.
La Nièvre est également un département très animé culturellement avec beaucoup de festivals, d’évènements et d’expositions, mais aussi très sportif, comptant le plus d’associations et de licenciés de la région Bourgogne (ex : Uson Rugby en Pro D2, US Basket La Charité-sur-Loire en N1…). Enfin, elle offre un cadre de vie agréable au quotidien et un accès aux logements très attractif.
Découvrez la Nièvre :
