Cabinet du
Missions principales du poste
– Gestion des invitations à destination du Président et des Élus
– Tâches diverses de secrétariat
– Gestion des frais de déplacement des Élus
– Gestion des cérémonies officielles nationales
Description des activités à réaliser pour chaque mission
Invitations : (gestion quotidienne)
* gestion des invitations reçues par le Président, en lien avec l’agenda du Président et des Élus
-> transmettre par mails aux Élus les représentations demandées par le Président
-> répondre aux différents partenaires externes sur la présence ou non du Président et des Élus : par mails ou par courriers
-> mettre à jour le tableau de suivi des invitations : enregistrer les invitations, les réponses reçues des Élus et celles transmises aux partenaires
-> créer un agenda « invitations » (outil partagé au Cabinet)
* Informer les élus des déroulé des réunions et/ou des représentations (prise de parole, etc.)
-> veiller à la présence d’un élu, s’assurer des horaires de présence nécessaires
Secrétariat : (gestion quotidienne)
* gestion de la boite mail « secrétariat président » en lien avec les secrétaires du Cabinet
* en l’absence des collègues : gestion du courrier quotidien, des parapheurs
* rédiger des accusés de réceptions pour les mails reçus sur Webmaster/boîte contact du Site internet de la collectivité et transmission au service concerné
Frais de déplacement des élus : (gestion trimestrielle)
* saisir les frais des élus dans le logiciel dédié ; mandatement géré par la Direction des Finances
* actualiser le tableau de suivi
Gestion du système informatique dans les salles de réunions du Cabinet : (gestion quotidienne)
-> mise en marche du matériel + lancement des projections, des enregistrements et des visioconférences
Réservation des salles de réunions du Cabinet
* en fonction des demandes internes et externes et s’assurer du fonctionnement de la régie (visio, micro, vidéo-projecteur)
Cérémonies :
* assurer le suivi des cérémonies officielles nationales
-> gérer la représentation du Président par les Élus
-> commander des raquettes de fleurs, liaison directe avec les fleuristes par téléphone et confirmation de la commande par mail
-> transmission de la demande d’engagement et du mandatement : gérée par la gestionnaire financière du Cabinet
Avis d’obsèques Journal du Centre – condoléances du Président (en l’absence de la secrétaire du Président)
-> transmettre carte de condoléances aux familles des personnes décédées sur le canton du Président et autres personnes, suivant la demande du Président
Connaissances théoriques et savoirs faire
Niveau requis :
* BAC PRO ou BTS Assistant(e) de direction
* être en mesure de traiter, renseigner et transmettre une information dans les délais requis
* bonne connaissance de l’institution, du territoire, des Élus et de leurs délégations
* être méthodique et rigoureux(se)
* maitrise des outils bureautique
Savoir être / posture professionnelle
* adaptabilité
* réactivité
* discrétion professionnelle +++
* autonomie
* capacité rédactionnelle et relationnelle
postulez sur www.nievre.fr/le-departement/recrutements
Postulez avant le
Résidence administrative
Catégorie (fonction publique)
Cadre(s) d'emploi
Filière(s)
Référence fonction RIFSEEP
Modalités de recrutement
Temps partiel possible ?
Télétravail possible ?
La destination Nièvre
Située à l’ouest de la région Bourgogne-Franche-Comté, à proximité de Paris (2h en train ou en voiture), de Lyon (2h30 en train ou en voiture), ou de Clermont-Ferrand (1h30 en train ou 2h en voiture).
La Nièvre possède une grande richesse environnementale avec ses 3 bassins :
- La Loire, à l’ouest, jalonnée par les villes d’Art et d’Histoire de La Charité-sur-Loire et de Nevers, par le vignoble de Pouilly-sur-Loire, ou par le circuit de Magny-Cours,
- Le Canal du Nivernais, au centre, 2ème canal le plus fréquenté en matière de plaisance après le canal du Midi,
- Le Morvan, à l’est, 1er massif de moyenne montagne depuis Paris, et son mythique Lac des Settons.
La Nièvre est également un département très animé culturellement avec beaucoup de festivals, d’évènements et d’expositions, mais aussi très sportif, comptant le plus d’associations et de licenciés de la région Bourgogne (ex : Uson Rugby en Pro D2, US Basket La Charité-sur-Loire en N1…). Enfin, elle offre un cadre de vie agréable au quotidien et un accès aux logements très attractif.
Découvrez la Nièvre :
