Gestionnaire en charge de la paye et de la gestion administrative des assistants familiaux, des indemnités des Élus et référent(e) budgétaire (H/F)

Missions principales du poste

Gestion administrative et paye des assistants familiaux

• Procédure de recrutement :

• Déclaration préalable à l’embauche, demande de casier judiciaire et du FIJAIS,

• Élaboration et suivi du contrat :

• Établissement des contrats de travail,

• Suivi administratif des assistants familiaux, établissement des arrêtés de prise d’échelons, gestion du dossier administratif des assistants familiaux (tenue du dossier, suivi de l’aptitude physique, relations avec service Famille enfance au sujet de l’agrément, traitement des dossiers d’attribution des médailles…),

• Réception des informations diverses modifiant la situation des agents, saisie dans les logiciels,

– Veille active sur les situations de fin de contrat,

– Suivi des procédures de licenciement en lien avec le référent statut RH et le chef de service,

• Validation des services concernant les demandes de retraite,

• Gestion des rémunérations :

• Codification et saisie des données dans le logiciel,

• Établissement de la paie des assistants familiaux (calcul éléments fixes et variables mensuels)

• Relecture des bulletins et modification de la saisie si nécessaire,

• Vérification des nets à payer avec les différents états informatiques,

• Gestion des arrêts maladie et de leur incidence sur le traitement,

• Engagement et mandatement,

• Transmission dématérialisée des mandats, bordereaux et pièces jointes en fonction du calendrier élaboré par le Service de Gestion Comptable, établissement et envoi des bordereaux mensuels de cotisations,

• Déclarations des cotisations URSSAF, chômage et IRCANTEC…

• Établissement et envoi avec les autres collègues chaque mois de la DSN (déclaration dématérialisée des données sociales avec vérification des données en amont et correction des anomalies),

• Mise sous pli et envoi des bulletins,

• Classement des pièces comptables,

• Gestion de la consommation des congés et mise en paiement des congés annuels non consommés,

• Calculs divers (coût de poste, simulation de rémunération)

• Gestion du remboursement par la CPAM des congés de paternité, suivi des indemnités compensatrices,

• Rédaction d’attestations diverses (CAF, mutuelles,..),

• Dessaisissements :

• Gestion financière des procédures de dessaisissement en lien avec la DGA SCS (calcul des remboursements, établissement des factures)

• Gestion tableaux de bord :

• Établissement de statistiques, tenue de tableaux de bord (préparation des données nécessaires au RSU) à l’aide du logiciel Business Object.

Cumul d’activité :

– Suivi et mise en œuvre de la procédure pour traitement des demandes de cumul,

– Veille sur les situations individuelles,

Retraite :

– Rédaction des courriers de fin d’activité adaptés aux situations individuelles et aux projets de réorientation ou de sortie du dispositif ASE des enfants accueillis en lien avec le référent statut RH et le chef de service,

Limite d’âge :

– Veille active sur les situations individuelles,

– Établissement d’un tableau de bord des situations sur 3 ans,

– Transmission des éléments aux chefs de service des sites,

– Rappels annuels aux chefs de service sur les situations selon les années de naissance,

– Traitement des dérogations à la limite d’âge,

– Rédaction et suivi des contrats « cumul emplois retraite »,

Indemnités et gestion des dossiers individuels des Élus

• Recueil des informations nécessaires au calcul des indemnités des Élus auprès d’autres collectivités et/ou structure publiques,

• Établissement des indemnités mensuelles des Élus,

• Établissement des déclarations mensuelles relatives aux indemnités des Élus,

• Validation et transmission des informations relatives aux pensions des Élus aux caisses de retraites,

• Mise à jour en lien avec la DSIN des paramètres liés à la gestion des indemnités des Élus,

• Taches diverses en lien avec les indemnités des Élus (renseignements aux Élus et aux collaborateurs de groupe).

Référent budgétaire :

• Création avec le chef de service, les services finances et informatiques d’outils de suivi, d’indicateurs et de tableaux de bords,
• Suivi mensuel des dépenses et de recettes,
• Analyse mensuelle des variations observées en lien avec le contrôleur de gestion,
• Suivi des mouvements de personnel, des évolutions de rémunération et leur incidence budgétaire,
• Participation à la préparation du budget et à l’élaboration des décisions modificatives,

Référent(e) informatique :

– Assure l’interface avec les chargés de projet informatique pour la mise à jour des logiciels dédiés (Astre, BO, Iodas) et l’amélioration des process de travail.

Divers :

– Rédactions diverses,

– Accueil physique et téléphonique des usagers,

– Archivage.

– Périodicité mensuelle pour établir les paies avec fortes contraintes afin de respecter les délais,

– Périodicité mensuelle pour établir les indemnités des Élus avec fortes contraintes afin de respecter les délais.

– Niveau requis : diplôme niveau bac

– Connaissances / compétences requises : notions de comptabilité, connaissance du fonctionnement des collectivités et des principes relatifs à la comptabilité publique.

– Savoir-faire (compétences techniques) : parfaite maîtrise des outils informatiques, du statut des assistants familiaux et des Élus

Capacité de travailler en équipe, d’accueillir les collègues afin de les renseigner, de respecter les contraintes temporelles inhérentes à la gestion des rémunérations et des rapports annuels

Sens de l’organisation, rigueur, réactivité, écoute, autonomie.

Capacité à rendre compte à la hiérarchie en cas de difficultés.

Discrétion professionnelle (obligation renforcée s’agissant des traitements et des indemnités).

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