Assistant(e) de direction

Missions principales du poste

– Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport
– Dans le rôle d’encadrant(e) fonctionnel(le) :
– Coordonner et animer l’activité du secrétariat de direction
– Etre l’interlocuteur(trice) privilégié(e) dans le cadre de la gestion des demandes de remplacements,
– Lien avec la Direction des Ressources Humaines et suivi RH
– Accueil téléphonique et physique

Assistance à la Direction générale adjointe Solidarités, culture et sport (D.G.A SCS)

– tri et ventilation des courriers de la D.G.A. SCS via notamment le logiciel de gestion électronique des courriers
– relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
– préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour le DGA
– tenue de l’agenda du DGA.
– tâches de secrétariat du DGA
– filtrage et gestion des communications du D.G.A. .
– participation aux réunions du DGA et rédaction des comptes-rendus

Coordination :

– relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par le
DGA
– vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
– assurer l’interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses, …)
– élaborer et formaliser des procédures homogènes
– assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et
extérieurs à la D.G.A SCS
– assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
– élaboration de la réponse à l’enquête statistique annuelle de la DREES (données sur les personnels de D.G.A SCS)

Ressources humaines:

– accompagnement DGA en matière de ressources humaines (préparation dossiers pour le Comité Stratégique des Ressources
Humaines, …)
– lien avec la Direction des ressources humaines (point mensuel) pour les absences, contrats et candidatures dans les sites
d’action médico-sociale
– suivi du budget ressources humaines pour, notamment, les remplacements dans les sites d’action médico-sociale
– suivi des organigrammes de la D.G.A. SCS
– suivi des demandes de stages pour la D.G.A. SCS

Encadrement fonctionnel :
-organiser et répartir les tâches au sein du bureau ( 2 agents de catégorie C)
-superviser et coordonner les missions de secrétariat de direction

Autres activités du poste:

– suppléances possibles lors de congés de l’assistante et secrétaires de direction (DGS, D.G.A. SCS)
– accueil du public
– classement et archivage
– gestion fournitures (commande agendas, etc…)
– demandes de véhicules pour le DGA

Niveau requis : Bac+3
Expérience et/ou connaissance du monde des collectivités
Expérience et/ou connaissances en matière de ressources humaines
Sens de l’organisation
Qualité rédactionnelle
Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Rigueur et fiabilité
Loyauté
Discrétion
Disponibilité
Sens de l’accueil

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