Secrétaire de direction (H/F)

Missions principales du poste

– Assure le secrétariat de la directrice/ du directeur des Transitions.

– Assure la préparation et le suivi des parapheurs, courriers, rapports CP/Sessions de la Direction des Transitions

– Assure l’exécution budgétaire et, pour partie, des missions de secrétariat du service Développement Rural et Transition Énergétique.

– Assure des missions ponctuelles de secrétariat et de gestion budgétaire en appui aux services de la Direction des Transitions.

– Assure, de manière ponctuelle et subsidiaire, les missions de l’assistante de direction de la Direction Générale Adjointe Aménagement Développement des Territoires.

– Assure le secrétariat de la directrice/ du directeur des Transitions :

Il/elle est en charge de la gestion de l’agenda du directeur, de la prise de rendez-vous, de la préparation des dossiers, de la relecture de documents. A cet effet, il/elle doit être en veille permanente afin d’alerter sur les tâches à effectuer dans les temps (rappel des délais à respecter).

– Assure la préparation et le suivi des parapheurs, courriers, rapports CP/Sessions de la Direction des Transitions :

Le/la secrétaire de direction assure pour les quatre services de la Direction un soutien dans l’intégralité de la procédure de préparation des sessions départementales et des commissions permanentes. Il/elle est également en charge de la gestion du courrier (GEC) de la direction (réception, émission, suivi) et de la gestion des parapheurs. Il/elle est en charge du tri, du classement et de l’archivage des documents de la direction.

– Assure l’exécution budgétaire et, pour partie, des missions de secrétariat du service Développement Rural et Transition Energétique :

Il/elle est en charge des missions d’exécution budgétaire au sein du service Développement rural et transition énergétique
Il/elle est en charge d’une partie du secrétariat du service Développement rural et transition énergétique (prise de rendez-vous, préparation des dossiers, rédaction et/ou relecture de documents…).

– Assure des missions ponctuelles de secrétariat et de gestion budgétaire en appui aux services de la Direction des Transitions :

De manière ponctuelle et subsidiaire, il/elle peut assister les différents services de la Direction dans la réalisation de tâches administratives et comptables.

– Assure, de manière ponctuelle et subsidiaire, les missions de l’assistante de direction de la Direction Générale Adjointe Aménagement Développement des Territoires.

En l’absence de l’assistante de direction de la DGA (congés notamment mais aussi permanence de l’accueil aux heures d’ouverture à savoir 8h30/12h- 13h/17h30, il/elle assure l’intérim du poste à savoir, la prise en charge de :
– l’accueil physique et téléphonique ;
– la gestion de l’agenda de la directrice Générale Adjointe Aménagement Développement des Territoires ;
– la gestion du courrier (pré-diffusion dans l’outil de gestion électronique du courrier) et des parapheurs ;
– de la fermeture des barrières du batiment ;
– l’écriture des compte rendu des Comité de direction de la DGA
– du lien avec les équipes de nettoyage ;
– etc…

Afin de contribuer au fonction de la Direction des Transitions et de la DGA ADT, l’ensemble de ces missions devront être mise en œuvre dans une approche collaborative et dans un esprit d’entraide notamment dans les situations d’urgence (absence non prévue, …) ou de transition (mobilité interne d’un agent, …)

Missions annexes (exercées par l’agent mais non liées au poste) :

Missions de correspondant /référent :

– Informatique : oui

– Contributeur intranet : oui

– Budget : oui

– Référent(e) communication : oui

– Référent(e) RGPD : oui

– Niveau requis (niveau d’études souhaité) : BTS secrétariat de direction / comptabilité

– Formations et qualifications nécessaires :
(permis, habilitations, autorisations de conduite nécessaires)

– Connaissances / compétences requises : Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité, sens de l’organisation, maîtrise des procédures comptables

– Savoir faire (compétences techniques) : Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, des règles de la comptabilité publique, rigueur et méthode, sens de l’organisation, respect des échéances, aptitude à la polyvalence.

– Capacité d’adaptation, réactivité

– Qualités relationnelles, capacité à rendre compte / à communiquer

– Sens de l’organisation

– Discrétion professionnelle

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