Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) – Directions des Systèmes d’Information et du Numérique/Archives départementales

Missions principales du poste

Le poste est mutualisé entre la Direction des Systèmes d’Information et Numérique et la Direction des Archives Départementales de la Nièvre, sur des missions similaires dans les deux directions. La proportion des types de missions pourra être variable d’une direction à l’autre.

– Gestion/préparation et suivi de l’exécution budgétaire
– Gestion et exécution des marchés
– Suivi des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions…)
– Gestion de l’accueil des stagiaires
– Gestion de la mutualisation du bâtiment des Archives départementales et des interventions techniques

1. Préparation et suivi de l’exécution des budgets :

– Participation à la préparation du BP et DM
– Saisie rapports & délibérations en lien avec le budget
– Saisie des budgets dans Grand Angle
– Engagements & Commandes, suivi exécution, facturation, relances fournisseurs
– Contrôle des factures et mise au service fait pour paiement auprès du service finances.
– Élaboration de tableaux de bord

2. Gestion et exécution des marchés & contrats :

– Gestion de la définition des besoins
– Préparation des dossiers de marchés (CCAP, rapports CP éventuels)
– Vérifie les données (fournisseur, rib, données financières) et clauses des marchés
– Suivi de la bonne exécution du marché de la notification jusqu’au terme (commandes, factures, actualisation de prix…)
– Courriers de renouvellement ou de résiliation
– Gestion & suivi des contentieux/pénalités
– Gère le suivi et le renouvellement des contrats de maintenance informatique
– Élaboration de tableaux de bord

3. Suivi des actes administratifs des Archives départementales :

– Relecture des rapports et délibérations
– Gestion des conventions
– Gestion des décisions de dérogation à la communicabilité des archives
– Suivi des arrêtés et autres décisions

4. Gestion de l’accueil des stagiaires :

– Participation à la planification de l’accueil des stagiaires
– Relais avec la DRH pour la signature des conventions
– Relances éventuelles
– Organisation du planning des stagiaires avec l’ensemble de l’équipe.

5. Gestion de la mutualisation du bâtiment des Archives départementales et des interventions techniques :

– Suivre les interventions techniques sur le bâtiment des Archives départementales (vérifier le planning des interventions envoyés par la DPB, prévenir les collègues, prévoir la remise des clés, etc.)
– Organiser les comités de suivi de la mutualisation (convocation, CR)
– Élaborer les tableaux de suivi des dépenses du bâtiment
– Suivre le planning d’occupation éventuelle des salles du bâtiment
– Saisie des rapports & délibérations en lien avec la mutualisation

6. Relais si besoin sur le poste «Accueil & secrétariat DSIN» et « Accueil & secrétariat Archives départementales » :

– Rédaction et mise en forme de courriers, rapports, comptes-rendus
– Suivi du courrier papier et dématérialisé dans le système de gestion électronique du courrier
– Accueil physique et téléphonique

Niveau requis (niveau d’études souhaité) : BAC
– Formations et qualifications nécessaires : Comptabilité, idéalement finances publiques M57

– Connaissances / compétences requises : Réglementation de la commande publique, idéalement connaissance administrative sur le fonctionnement du conseil départemental
– Savoir faire (compétences techniques) : Logiciels bureautiques Word/Excel ou Calc/Writer, idéalement logiciel financier Grand Angle

– Rigueur et réactivité
– Discrétion professionnelle
– Qualités rédactionnelles
– Prise d’initiatives et autonomie dans la gestion et l’organisation de ses activités
– Respect des règles de confidentialité

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