Référent(e) collèges

Missions principales du poste

Le/la référent(e) collèges a pour mission principale d’assurer la relation quotidienne avec les principaux et les secrétaires généraux des collèges publics de son secteur géographique et de gérer les relations avec ces établissements.

Il /elle doit également contribuer à la cohérence des actions menées dans les collèges en assurant une interface entre ces établissements et les services du Département.

En tant qu’interface entre les établissements et la collectivité, le/la référent(e) collèges doit être en mesure de répercuter les remarques et questions soulevées par les principaux et les secrétaires généraux et de tenir informé le service Collèges.

Il/elle veillera ainsi à entretenir des relations collaboratives quotidiennes avec des déplacements réguliers dans la quinzaine de collèges de son secteur.

Il /elle analyse et priorise les demandes de remplacement, assure le suivi de leur traitement en collaboration avec la cheffe du service Collèges.
Il /elle suit et contrôle le temps de travail des ATTEE via le planning annualisé interactif.

Il /elle participe à la préparation et à la mise en œuvre des conventions entre le Conseil départemental et les collèges de son secteur.

Il /elle prépare toutes les enquêtes en lien avec le service Collèges et RH.

Il /elle gère la dotation des aides à la restauration pour tous les collèges de la Nièvre.

Il /elle gère également les logements de fonction dans les collèges de son secteur.

Il /elle devra créer et alimenter des outils de suivi par collège.

Parmi ses activités spécifiques, le référent collèges doit assurer la gestion des ATTEE en collaboration avec la Direction des Ressources Humaines, le Service des Conditions de Travail et des Relations Sociales et les équipes de direction des collèges.

Formation en bureautique:
Pour permettre l’accès à l’information des ATTEE, il/elle animera des sessions de formation à des outils bureautiques qui permettent de communiquer avec des services du Conseil Départemental .

En tant que personne ressource des collèges de son secteur, le référent des collèges a pour missions :

1 – Organiser tous les remplacements des ATTEE :
• organise les modalités de remplacement des agents absents
• planifie les missions des équipes d’agents volants
• travaille en étroite collaboration avec la DRH pour les agents titulaires et contractuels et le service Achats pour les prestations de services.

2 – Suivre le temps de travail des agents des collèges de son secteur :
• contrôle les plannings du temps de travail annualisé des agents
• suit les absences, les congés, les formations, les permanences des agents, etc…
• accompagne les établissements dans la gestion des évènements de carrière impactant la continuité de la mission : départs en retraite, l’utilisation de véhicule, les ordres de missions

3 – Se déplacer dans les collèges de son secteur :
• rencontre au moins 2 fois par an tous les agents en entretiens individuels et l’équipe de direction

4 – Mettre en oeuvre les conventions entre les collèges de son secteur et le Conseil départemental :
• rédiger et suivre toutes les conventions : utilisation des locaux, export de repas, utilisation des équipements sportifs …

5 – Initier toutes les enquêtes de suivi des agents :
• prépare et recueille les demandes d’enquêtes des différents services : RH, collèges, patrimoine bâti…

6 – Suivi de la restauration scolaire :
• recenser les bénéficiaires des chèques restauration auprès des secrétaires généraux des collèges
• suivre la procédure de versement pour chaque collège : calcul et dotation
• suivre les compensations des écarts de la tarification entre le Conseil régional et le Conseil départemental
• rédiger des rapports

7 – Gestion des logements de fonction :
• recenser la répartition des logements par établissement : enquête annuelle, détermination du statut d’occupation du logement (NAS, COP)
• rédiger les conventions, les arrêtés relatifs à l’occupation des logements
• suivre la perception des loyers par COP
• effectuer l’état des lieux entrée/sortie des logements et assurer le lien administratif

8 – Formation en bureautique
– animer des sessions de formation à des outils bureautiques qui permettent de communiquer avec des services du Conseil Départemental (messagerie, intranièvre, Inser…)
– faire le lien avec la Direction des Systèmes d’Information et la Direction des ressources humaines selon besoins

Des relations avec les services suivants de la collectivité s’avèrent prépondérantes pour le bon fonctionnement de
l’activité : ressources humaines, conditions de travail et relations sociales, patrimoine bâti, achats et marchés afin de permettre une approche globale.

– Niveau requis (niveau d’études souhaité) : bac à bac +2

– Formations et qualifications nécessaires : permis B nécessaire

– Connaissances / compétences requises : discrétion, travail en équipe, sens de l’organisation, rigueur, qualité de rédaction.

– Savoirs : autonomie dans l’organisation des activités dans le cadre des orientations stratégiques de la collectivité.

– Savoir faire (compétences techniques) : bonne connaissance des procédures administratives.

=> Capacité (d’écoute, d’analyse ⋯) : très bon niveau relationnel et d’écoute.
=> Capacité (initiative, prise de responsabilité⋯.) : rôle d’interface en interne avec les services de la collectivité et en externe avec les autres acteurs du territoire.

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